Gemeenschapswerkplaats – The Owl’s Nest

Privacy voor bezoekers en workshops

Voor vrij inlopen, werkplaatsgebruik en workshops houden we privacy graag praktisch. We vragen alleen gegevens die nodig zijn om af te stemmen, terug te koppelen en (waar van toepassing) te factureren of veilig op te volgen.

Deze pagina gaat over de werkplaatscontext. Voor algemene websitezaken (zoals serverlogs en YouTube no-cookie) verwijzen we naar Privacy. Voor privacyvragen en AVG-verzoeken kun je mailen naar privacy@the-owls-nest.nl.

Vrij inlopen

Bij vrij inlopen verwerken we geen persoonsgegevens. Pas als er een afspraak nodig is of als je vraagt om opvolging, gebruiken we dezelfde gegevens als hieronder bij werkplaatsgebruik en workshops.

Werkplaats gebruiken: welke gegevens we vragen

• Naam en contact (telefoon en/of e-mail): om terug te reageren, af te stemmen, en je te laten weten wanneer iets kan, af is of wanneer er plek is.
• Context van je vraag: wat je probleem of project is, wat je wensen zijn, en welke momenten/tijden haalbaar zijn.
• Foto’s of een filmpje van een probleem: alleen als dat helpt om de situatie goed te begrijpen of om veilig te kunnen werken.
• Bestanden (bijv. voor printen of snijden): alleen als dat nodig is voor de uitvoering.

Als je zelf een bestand meeneemt, bewaren we dat niet automatisch. We bewaren bestanden of beeldmateriaal alleen als jij daarom vraagt, of als het nodig is om afhandeling mogelijk te maken (bijvoorbeeld om later opnieuw te kunnen oppakken).

Workshops: welke gegevens we vragen

• Naam en e-mailadres (en soms telefoon): om vragen, wensen en praktische afstemming te doen (wanneer, met wie, wat handig is om mee te nemen).
• Geen presentielijst: we houden geen lijst bij met aanwezigheid als standaard onderdeel van workshops.

Zakelijk: facturen en offertes

Alleen wanneer er een factuur of offerte nodig is, verwerken we extra zakelijke gegevens:

• Bedrijfsnaam en adres (voor facturering).
• KvK-nummer is optioneel.
• Btw-nummer verwerken we waar nodig, bijvoorbeeld bij een buitenlandse opdrachtgever of leverancier.

Betalen

Betalen kan afhankelijk van situatie via contant, bankoverschrijving, factuur of betaalverzoek. Waar nodig verstrekken we een kwitantie of factuur.

Wie kan deze gegevens zien?

• Kernteam: heeft toegang tot alle gegevens die nodig zijn voor planning, uitvoering, opvolging, veiligheid en administratie.
• Workshopdocent en vrijwilligers: zien alleen wat nodig is voor uitvoering, meestal naam, wanneer en waarvoor, en waar relevant foto’s/bestanden die bij die afspraak horen.

Opslag, werkmappen en bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. In de praktijk werken we met twee soorten mappen:

• Map “diversen” (anoniem): voor niet-terugkerende contacten en kwesties die nog lopen of nazorg nodig hebben. Bewaartermijn: maximaal 1 jaar.
• Relatiemap op naam: voor vaste, terugkerende contacten. Deze dossiers beoordelen we periodiek (eens per 5 jaar) en archiveren we waar dat nodig is voor continuïteit en verantwoording.

Foto’s/filmpjes en bestanden die nodig zijn voor afhandeling vallen onder dezelfde indeling (diversen of relatiemap op naam) met dezelfde bewaartermijnen.

Tijdelijke opslag op NAS

Soms zetten we bestanden of beeldmateriaal tijdelijk op onze NAS om een klus te kunnen afhandelen. Na afhandeling verwijderen we dit uit de tijdelijke opslag. Als het later opnieuw nodig is, wordt het door het kernteam teruggevonden via de relevante relatiemap of via “diversen”.

Back-ups

Onze systemen worden geback-upt voor disaster recovery: herstel na verlies, defect, fout of incident. Deze back-ups zijn geen werkarchief en worden niet doorzocht voor dagelijkse afhandeling. Het gaat om volledige systeem-back-ups (besturingssysteem, instellingen en data), niet om selectieve back-ups van individuele database-items, e-mails of losse bestanden.

Back-ups worden op eigen apparatuur opgeslagen (geen cloud) en zijn alleen toegankelijk voor de aangewezen backup-operator uit het kernteam. Het retentieschema is: dagelijks 21 dagen, wekelijks 20 weken, maandelijks 12 maanden en jaarlijks 10 jaar.

Incidenten en veiligheid

Bij een ongeval, conflict of veiligheidsissue kunnen we een incident vastleggen voor opvolging, verzekering en naleving. Dit kan gaan om wat er is gebeurd, wanneer, en contactgegevens om het netjes af te handelen. Waar nodig leggen we aanvullende details vast die relevant zijn voor veiligheid (bijvoorbeeld betrokken materialen of stoffen).

Incidenten worden net als andere map-inhoud ondergebracht in een relatiemap en periodiek beoordeeld (eens per 5 jaar) en waar nodig gearchiveerd. Alleen het kernteam heeft toegang.

Wanneer delen we gegevens met derden?

• Verzekeraar: alleen bij een claim, en alleen de gegevens die nodig zijn om de claim af te handelen.
• Instanties: als een instantie gegevens opvraagt, beoordelen we het verzoek zorgvuldig en verstrekken we niet meer dan noodzakelijk. Wanneer we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken, voldoen we aan die verplichting.

Minderjarigen

Onder 14 jaar kan deelname of werkplaatsgebruik alleen onder begeleiding. Toestemming is nodig. We leggen dit vast om misverstanden achteraf te voorkomen. Hierbij kunnen we gegevens verwerken van de deelnemer en van een ouder/voogd (naam en contactgegevens; contactgegevens van de minderjarige zijn optioneel).

Jouw rechten en contact

Voor vragen over privacy of verzoeken zoals inzage, correctie of verwijdering kun je mailen naar privacy@the-owls-nest.nl. We beoordelen per verzoek wat mogelijk is en beperken waar nodig het gebruik en de toegang tot gegevens.