Gemeenschapswerkplaats – The Owl’s Nest

Privacy bij trajecten en ondersteuning

Bij trajecten en ondersteuning verwerken we meer gegevens dan bij een losse workshop of een eenmalige vraag. Dat komt vooral door afstemming: we werken met doelen, afspraken, opvolging en (waar passend) overleg met een verwijzer. Tegelijk houden we het praktisch: we verzamelen geen informatie “omdat het kan”, maar omdat het nodig is om het traject goed en veilig te laten verlopen.

Belangrijk uitgangspunt: jij houdt regie. We spreken vooraf af of er overleg is met een verwijzer, wat we terugkoppelen, en hoe jij inzage hebt in wat er over jou wordt vastgelegd. Voor privacyvragen of AVG-verzoeken kun je mailen naar privacy@the-owls-nest.nl.

Afbakening: wat we wel en niet doen

The Owl’s Nest is een gemeenschapswerkplaats. We bieden praktische ondersteuning en structuur in een werkplaatssetting. We zijn geen zorgaanbieder en we maken geen medische of psychologische dossiers. Als er sprake is van crisis, instabiliteit of acute zorg, blijft een hoofdbehandelaar of hoofdbegeleider leidend.

Welke gegevens we verwerken in een traject

In een traject ontstaat meestal een dossier (“relatiemap”) met informatie die nodig is voor planning, uitvoering, veiligheid en verantwoording. Dit kan gaan om:

• Basisgegevens: naam en contactgegevens (telefoon en/of e-mail), en waar nodig adresgegevens.
• Verwijzing en context: wie verwijst (contactpersoon/organisatie), het doel van de verwijzing, en praktische randvoorwaarden.
• Afspraken en planning: afspraakmomenten, aanwezigheid, werkafspraken en concrete vervolgstappen.
• Werkplaatsobservaties: praktische, waarneembare zaken zoals belastbaarheid in de context van activiteiten, werktempo, omgaan met afspraken, samenwerking en reactie op veranderingen of spanning.
• Bestanden en materiaal: foto’s/filmpjes van een probleem of bestanden voor printen/snijden, alleen als nodig voor het traject of als jij vraagt om bewaring.
• Communicatie: relevante afstemming met jou en (indien afgesproken) met de verwijzer.
• Incidenten: als er een ongeval of veiligheidsissue is (zie “Incidenten en veiligheid”).

Gevoelige informatie en ‘bijzondere’ persoonsgegevens

We proberen gevoelige informatie (zoals medische details) niet te verzamelen via e-mail of formulieren. Als bepaalde informatie toch nodig is om veilig te werken of redelijke aanpassingen te doen, leggen we dit zo beperkt mogelijk vast en beperken we de toegang tot het kernteam.

Regie, inzage en uitwisseling met de verwijzer

Bij trajecten en ondersteuning kan afstemming met een verwijzer nodig zijn. Daarbij geldt bij ons een vaste werkwijze: jij houdt regie, en we doen dit transparant en met jouw instemming.

• Inzage vóór verzending: als we een tussentijdse terugkoppeling of eindrapportage opstellen, word jij altijd meegenomen in de totstandkoming. Je krijgt altijd inzage in de tekst voordat we iets opsturen.
• Overleg in jouw bijzijn: overleg met een verwijzer vindt alleen plaats met jouw instemming, en in jouw bijzijn – tenzij jij expliciet aangeeft dat je daar vanaf ziet (bijvoorbeeld omdat je liever een schriftelijke terugkoppeling wilt, of omdat je het gesprek niet zelf wilt bijwonen).
• Verklaring voor uitwisseling: voor uitwisseling van gegevens met een verwijzer werken we met een verklaring die jij ondertekent. Deze instemming is altijd intrekbaar. Intrekken betekent dat we vanaf dat moment geen nieuwe uitwisseling meer doen. Het intrekken leidt niet automatisch tot beëindiging van het traject; we bekijken dan samen wat nog wél passend en uitvoerbaar is.
• Ketenverzoeken: als er een ketenverzoek binnenkomt (een verzoek in de keten van betrokken organisaties rond jouw traject), werken we daar aan mee binnen de grenzen van wat noodzakelijk is. We brengen jou op de hoogte dat er een ketenverzoek is binnengekomen en wat de strekking ervan is.
• Jouw verzoeken en ketenroute: jij hebt het recht om zelf om inzage of gegevens te vragen. Als jij een verzoek bij ons neerlegt, vragen we of je wilt dat we dit namens jou als ketenverzoek uitzetten. Als (een deel van) ons ketenverzoek wordt afgewezen, koppelen we dat aan jou terug, zodat je – als je dat wilt – ook zelf een direct verzoek kunt doen.

We beperken terugkoppelingen tot praktische, werkplaatsgerichte informatie. We geven geen medische of psychologische rapportages.

Tussentijdse updates en eindrapportage

Als het traject daarom vraagt, kunnen we tussentijds terugkoppelen en afsluiten met een korte eindrapportage. Dit doen we altijd volgens de afspraken hierboven: transparant, met jouw instemming en met inzage vóór verzending.

Onze terugkoppelingen gaan over praktische, toetsbare informatie uit de werkplaatscontext, bijvoorbeeld:

• aanwezigheid en afspraken nakomen,
• opbouw van ritme en belastbaarheid in activiteiten,
• wat helpt (randvoorwaarden, prikkelbelasting, begeleiding),
• haalbare vervolgstappen.

We spreken vooraf af of er gerapporteerd wordt, wanneer, en aan wie. Feitelijke onjuistheden corrigeren we. Als je het niet eens bent met een observatie of conclusie, kunnen we jouw reactie als aanvulling opnemen.

Zakelijk: facturen en offertes

Alleen wanneer er een factuur of offerte nodig is, verwerken we extra zakelijke gegevens:

• Bedrijfsnaam en adres (voor facturering).
• KvK-nummer is optioneel.
• Btw-nummer verwerken we waar nodig, bijvoorbeeld bij een buitenlandse opdrachtgever of leverancier.

Wie kan deze gegevens zien?

• Kernteam: toegang tot dossierinformatie die nodig is voor uitvoering, opvolging, veiligheid, ketenafstemming en verantwoording.
• Begeleiders/docenten/vrijwilligers: alleen wat nodig is voor de betreffende afspraak (bijv. naam, wanneer, waarvoor, en waar nodig relevante bestanden of foto’s).

Bewaren, dossiers en back-ups

Trajectinformatie wordt vastgelegd in een relatiemap op naam. Deze dossiers beoordelen we periodiek (eens per 5 jaar) en archiveren we waar dat nodig is voor continuïteit, verantwoording of het kunnen reconstrueren van afspraken. Voor tijdelijke kwesties die niet leiden tot een vast contact kunnen we een anonieme map (“diversen”) gebruiken met een bewaartermijn van maximaal 1 jaar.

Soms zetten we bestanden of beeldmateriaal tijdelijk op onze NAS om een stap te kunnen afhandelen. Na afhandeling verwijderen we dit uit de tijdelijke opslag. Als het later opnieuw nodig is, wordt het door het kernteam teruggevonden via de relatiemap of via “diversen”.

Onze systemen worden daarnaast geback-upt voor disaster recovery: herstel na verlies, defect, fout of incident. Deze back-ups zijn geen werkarchief en worden niet doorzocht voor dagelijkse afhandeling. Het gaat om volledige systeem-back-ups (besturingssysteem, instellingen en data), niet om selectieve back-ups van individuele database-items, e-mails of losse bestanden.

Back-ups worden op eigen apparatuur opgeslagen (geen cloud) en zijn alleen toegankelijk voor de aangewezen backup-operator uit het kernteam. Het retentieschema is: dagelijks 21 dagen, wekelijks 20 weken, maandelijks 12 maanden en jaarlijks 10 jaar.

Let op: facturen en kwitanties vallen onder onze administratie en worden conform de daarvoor geldende bewaartermijnen bewaard.

Incidenten en veiligheid

Bij een ongeval, conflict of veiligheidsissue kunnen we een incident vastleggen voor opvolging, verzekering en naleving. Dit kan gaan om wat er is gebeurd, wanneer, en contactgegevens om het netjes af te handelen. Waar nodig leggen we aanvullende details vast die relevant zijn voor veiligheid (bijvoorbeeld betrokken materialen of stoffen). Alleen het kernteam heeft toegang.

Wanneer delen we gegevens met derden?

• Verwijzer: alleen als dat is afgesproken (zie “Regie, inzage en uitwisseling”), en beperkt tot praktische werkplaatsinformatie.
• Verzekeraar: alleen bij een claim, en alleen de gegevens die nodig zijn om de claim af te handelen.
• Instanties: als een instantie gegevens opvraagt, beoordelen we het verzoek zorgvuldig en verstrekken we niet meer dan noodzakelijk. Wanneer we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken, voldoen we aan die verplichting.

Jouw rechten en contact

Je kunt ons altijd vragen welke gegevens we over jou hebben vastgelegd en om inzage verzoeken. Je kunt feitelijke gegevens laten corrigeren en je kunt ons vragen gegevens te verwijderen als ze niet meer nodig zijn. Je kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Voor privacyvragen en AVG-verzoeken kun je mailen naar privacy@the-owls-nest.nl.

Stichting, centrale privacy en kanarieverklaring

The Owl’s Nest is een project van de stichting achter ASK-Solutions. Op deze website leggen we uit wat er hier gebeurt rond privacy, maar de algemene basis en stichting-brede afspraken staan centraal op de hoofdsite in de centrale privacyverklaring.

Op de hoofdsite staat ook onze kanarieverklaring. Voor vragen of AVG-verzoeken over The Owl’s Nest kun je mailen naar privacy@the-owls-nest.nl.